Наши заказчики по итогам проведенной инвентаризации получают от специалистов надлежаще оформленные результаты объективной оценки состояния проверяемых объектов в необходимом для них виде на выбор:
По итогам проведенной инвентаризации могут быть обнаружены:
На основе полученных данных можно выявить слабые места, активы (основные средства, материалы, товары, готовая продукция), пришедшие в негодность, а также недобросовестных сотрудников и провести оптимизацию управленческой стратегии.
Кроме этого по результатам инвентаризации, после принятия решения об утверждении результатов инвентаризации, данные бухгалтерского учета следует привести в соответствие с фактическими.
Есть очевидные признаки, указывающие на недобросовестное проведение инвентаризации, которые необходимо знать каждому руководителю.
Слишком быстрая скорость проведения инвентаризации. Качественное проведение процедуры инвентаризации требует определенных временных затрат.
Должностные лица, чьи подписи стоят на инвентаризационных описях, фактически отсутствовали во время проведения инвентаризации непосредственно на объекте. По документам той же организации, в это время они были в больнице, отпуске или в командировке.
Данные инвентаризационных описей иногда полностью совпадают с данными учета или данными описей прошлых лет.
Подписи членов комиссии написаны одним почерком. Как правило, эти люди не участвовали в инвентаризации и не ставили свои подписи на актах инвентаризации.
Явные несоответствия, такие как неработающие на момент инвентаризации сотрудники, сезонные погодные территориальные особенности проведения инвентаризации, хронологический порядок дат, проставленных в документах, относящихся к инвентаризации.
Дата приказа на проведение инвентаризации – позже, чем подписанный акт о ее проведении.
Исходя из своего опыта можем выделить основные ошибки, которые совершаются чаще всего при инвентаризации:
Приказ руководителя о проведении инвентаризации издан с ошибками (не указаны сроки начала и окончания инвентаризации или они нереальные, не определен состав комиссии, не перечислен перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, нет порядка самой инвентаризации) либо он вовсе отсутствует. Это приводит к тому, что итоги инвентаризации не могут быть признаны, в том числе и налоговиками.
До начала проверки у инвентаризационной комиссии нет расписок от материально ответственных лиц и подотчетников, что они сдали все приходные и расходные документы в бухгалтерию. В отсутствии расписок после инвентаризации могут появиться приходно-расходные документы, оформленные в период проверки и результаты нужно будет пересматривать для обеспечения достоверности.
Во время проведения инвентаризации документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии или материально ответственного лица. Нельзя включать в комиссию материально ответственных работников. Но присутствовать на инвентаризации они должны обязательно. Также со всеми ними должны быть заключены договора о материальной ответственности. Любое нарушение влечет признание результатов инвентаризации недействительными.
Нарушена процедура: инвентаризации некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников предприятия, либо данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием, а не наоборот, что может повлечь искажения фактического наличия и пропуска нарушений.
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре.
В инвентаризационных описях графы и строки заполняются с пропусками (не стоят прочерки) что допускает возможность несанкционированных исправлений итогов инвентаризации.
На каждой странице описей не выведены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей и общий итог в натуральных показателях, отсутствуют записи «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» (для форм, в которых такие подписи предусмотрены).
При внесении изменений данные не отражены в каждом экземпляре инвентаризационных описей и не заверены подписями всех членов комиссии.
На последней странице инвентаризационной описи отсутствуют подписи материально ответственных работников об отсутствии у них претензий к членам комиссии, а также о том, что они принимают указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены).
Каждый раз во время перерыва в работе комиссии помещения должны быть опечатаны, а инвентаризационные описи должны храниться в сейфе или другом недоступном месте.
Не контролируется поступление и выбытие материальных ценностей во время проведения инвeнтapизации.
Существующие риски от привлечения к инвентаризации сторонних специалистов обусловлены, главным образом, недостаточным уровнем профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании, что может повлечь ряд проблем для организации:
Утечку конфиденциальной информации.
Хищения при отсутствии должного контроля сотрудников компании аутсорсера.
Ошибки пересчета вследствие формального подхода к работе.
Перечисленные риски можно максимально минимизировать, воспользовавшись услугами проверенной аутсорсинговой организации, обладающей положительной репутацией, многолетним и многопрофильным опытом, постоянно улучшающей технологии проведения инвентаризации и ее техническое и программное обеспечение, со штатом высокопрофессиональных сотрудников, непрерывно повышающих квалификацию.
Преимущества аутсорсинга неоспоримы, поэтому предпринимателям стоит активно внедрять пользование его услугами при инвентаризации для оптимизации и повышения эффективности бизнес процессов.