С 1 сентября 2026 года начался обязательный переход на ЭПД, то есть на электронные перевозочные документы. Транспортные накладные, заказы (заявки) и экспедиторские документы теперь оформляются только в электронном виде (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Это касается не только перевозчиков: в обмен вовлечена любая компания, которая отгружает или получает груз через наёмного перевозчика или экспедитора.
До 1 марта 2027 года на дорогах действует бесштрафный период, но налоговые риски появились уже сейчас. Без ЭТрН сложнее подтвердить расходы и реальность поставки. Для Кубани тема особенно острая: через край идут транзитные грузы к порту Новороссийск и агроэкспорт, поэтому перевозки есть почти у каждого оптовика и производителя.
Что такое ЭПД и какие документы стали электронными с 1 сентября 2026 года
Если коротко отвечать на вопрос, что такое ЭПД: это привычные перевозочные документы, которые создаются и подписываются электронной подписью, а их данные передаются в государственную систему. Бумажный оригинал больше не нужен, а сведения о перевозке видят участники сделки и контролирующие органы.
ГИС ЭПД, если объяснять простыми словами, это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Её оператор — Минтранс, система работает с 2022 года. Напрямую компании с ГИС не взаимодействуют: документы передаются через аккредитованных операторов ИС ЭПД. Реестр операторов ИС ЭПД опубликован на сайте Минтранса, и выбирать провайдера нужно только из него. Для ГИС ЭПД 2026 год стал переломным: до этого обмен шёл добровольно, теперь он обязателен.
Какие документы перешли в электронный вид:
Документ | Вид транспорта | Кто оформляет |
|---|---|---|
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) | Автомобильный | Грузоотправитель, подписывают все участники |
Заказ (заявка) на перевозку | Автомобильный | Заказчик и перевозчик |
Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки | Любой, при экспедировании | Клиент и экспедитор |
Железнодорожная накладная | Железнодорожный | Грузоотправитель и перевозчик |
Грузовая авианакладная | Воздушный | Перевозчик или его агент |
На практике транспортную накладную часто по привычке называют ТТН. Поэтому вопросы «что с ТТН с 1 сентября 2026» и «нужны ли электронные ТТН с 2026 года» сводятся к одному: при перевозке по договору бумажная накладная больше не используется, её заменяет ЭТрН. На частый вопрос, с какого года ЭТрН обязательна, ответ такой: с 1 сентября 2026 года.
Кого касается переход на ЭПД
Кто и что подписывает в ЭТрН
ЭТрН состоит из титулов, и каждый участник подписывает свою часть:
грузоотправитель подписывает Т1 (сведения о грузе и перевозке);
перевозчик подписывает Т2 при приёме груза и Т4 при сдаче;
грузополучатель подписывает Т3 (приёмка груза).
Титулы Т5–Т8 ситуационные: частичная приёмка, переадресация, смена транспортного средства, корректировка стоимости перевозки.
Главное для бухгалтерии: грузополучатель тоже подписывает свой титул. Даже если компания ничего не возит сама, её склад и бухгалтерия участвуют в оформлении ЭТрН.
Когда ЭТрН не нужна
Электронная накладная не требуется в трёх основных случаях:
Перевозка собственным транспортом без договора перевозки. Движение машины оформляется путевым листом, продажа — УПД. Путевой лист — отдельный документ со своими правилами. Если вас интересует, для кого электронные путевые листы с 2026 года обязательны: сейчас это перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции, в остальных случаях путевой лист можно оформлять на бумаге.
Бумажные исключения по Приказу Минтранса от 01.06.2026 № 262. Сюда относятся режим ЧС или КТО, воинские перевозки, иностранный грузоотправитель или грузополучатель без филиала в РФ и другие случаи.
Трансграничный участок международной перевозки. Он оформляется CMR.
Чтобы проще разобраться в своих сценариях, воспользуйтесь таблицей:
Ситуация | Нужна ЭТрН? | Чем подтверждаем расход или поступление |
|---|---|---|
Самовывоз своим транспортом | Нет | УПД, путевой лист, МЧД или доверенность на получение |
Поставщик доставляет своим транспортом | Нет | УПД, у поставщика — путевой лист |
Наёмный перевозчик | Да | ЭТрН + УПД на товар + УПД или акт перевозчика |
Работа через экспедитора | Да | ЭТрН, поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчёт экспедитора |
Импорт, российское плечо по отдельному договору | Да, на участке по РФ | ЭТрН, декларация на товары, CMR на международный участок |
Иностранный контрагент без филиала в РФ | Допускается бумага | Бумажная транспортная накладная, CMR, инвойс |
Что меняется в работе бухгалтера
ЭТрН как первичный документ
Расходы на перевозку должны быть обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ), а первичный документ должен соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ. ЭТрН этим требованиям отвечает и становится частью первички.
На практике работает связка «УПД + ЭТрН»: количество и стоимость товара в УПД должны совпадать с данными накладной. Стоимость услуги перевозки фиксируется в ЭТрН, а если она меняется, корректировка оформляется отдельным титулом. Сверку УПД с ЭТрН стоит сделать регулярной процедурой, например при закрытии месяца.
НДС и подтверждение реальности сделки
Транспортная накладная не входит в обязательный перечень документов для вычета НДС: основанием остаётся счёт-фактура или УПД. Но при камеральной проверке именно ЭТрН из ГИС ЭПД становится главным доказательством того, что товар действительно перевезли. Если накладной нет, растёт риск, что инспекция поставит под сомнение реальность сделки и снимет и вычет, и расходы.
Электронная подпись и МЧД
Организации подписывают документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Сотрудники, которые подписывают титулы от имени компании, работают по машиночитаемой доверенности (МЧД). Водитель подтверждает приём и сдачу груза простой электронной подписью в приложении оператора или неквалифицированной подписью через «Госключ».
Кому в компании оформить МЧД: кладовщику, который подписывает Т3 при приёмке груза; логисту, который отвечает за Т1 при отгрузке; бухгалтеру, если он подписывает титулы о корректировке стоимости.
Исправления и хранение
Удалить документ из ГИС ЭПД нельзя. Ошибку исправляют через исправленный титул или новую ЭТрН. Хранить электронные перевозочные документы нужно не менее 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Рекомендуем дублировать копии в своей учётной системе, чтобы не зависеть от доступа к оператору.
Важно: с 1 марта 2026 года экспедиторы вправе работать только при наличии записи в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог» (действующие компании должны были подать уведомление до 30 апреля 2026 года). Если контрагента в реестре нет, ФНС может не принять расходы на его услуги. Проверяйте экспедитора до подписания договора. В этом поможет проверка контрагентов.
Пошаговый план перехода на ЭПД для бухгалтерии
Опишите сценарии перевозок и роль компании в каждом: отправитель, получатель, заказчик перевозки.
Выберите оператора ИС ЭПД. Проверьте совместимость с 1С, роуминг с операторами ваших контрагентов и наличие приложения для водителя.
Настройте 1С. Модуль 1С-ЭПД встроен в «Бухгалтерию предприятия», «Управление торговлей» и ERP. Работа с ЭТрН в 1С начинается с подключения к оператору в разделе обмена ЭПД. Там же видно, как подключить 1С ЭПД к нужному провайдеру. После этого электронные транспортные накладные в 1С формируются из документов реализации и поступления.
Оформите УКЭП и МЧД для всех, кто подписывает титулы.
Подпишите допсоглашения к договорам перевозки и поставки: условие об электронном документообороте, кто формирует Т1, сроки подписания титулов.
Закрепите порядок в учётной политике и графике документооборота. Если политику давно не обновляли, закажите разработку учетной политики с учётом ЭПД.
Проведите тестовые перевозки и обучите склад и логистов.
Перевести 1С на работу с ЭПД поможет автоматизация бухгалтерского учета. Если нужен полный цикл, от настройки обмена до сверки титулов и отчётности, подойдёт бухгалтерское обслуживание транспортных компаний.
Штрафы и переходный период до 1 марта 2027 года
По разъяснению Минтранса, до 1 марта 2027 года при дорожной проверке отсутствие ЭПД влечёт устное замечание без штрафа. Отдельные составы КоАП за отсутствие электронных документов пока на стадии законопроекта.
При этом действующие нормы никто не отменял:
ч. 2 ст. 12.3 КоАП: перевозка без документов на груз наказывается предупреждением водителя или штрафом 500 руб.;
ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП: работа экспедитора вне реестра наказывается штрафом от 100 до 300 тыс. руб. для юрлица.
Риск | Последствие | Как снизить |
|---|---|---|
Нет ЭТрН по перевозке наёмным транспортом | Снятие расходов и вычета НДС | Подключиться к оператору, прописать ЭДО в договорах |
Расхождение УПД и ЭТрН | Вопросы при камеральной проверке | Ежемесячная сверка |
Экспедитор не в реестре | Непризнание расходов, штраф для экспедитора | Проверка по реестру ГосЛога до договора |
Нет МЧД у сотрудника | Титул подписан неуполномоченным лицом | Оформить МЧД всем подписантам |
Главная мысль: бесштрафный период касается только дороги. Налоговые последствия он не отменяет.
Следующий этап — реестр перевозчиков. С 1 марта 2027 года ГосЛог для перевозчиков станет обязательным (Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ). Регистрироваться в ГосЛоге должны компании и ИП, которые перевозят грузы на транспортных средствах массой от 3,5 т. Проверять перевозчиков по реестру стоит уже сейчас.
Часто задаваемые вопросы
