К нам обратилась небольшая компания, оказывающая услуги клининга физическим и юридическим лицам. Штат компании был небольшой - 25 человек, обслуживание по всей области. Собственнику нужно было автоматизировать процессы учета рабочего времени, ГСМ, выдаваемого ТМЦ, а также процессы формирования заявок и оперативных отчетов для заказчиков о проделанной работе для повышения клиентского сервиса. К тому же необходимо было реализовать контрольные функции и автоматизировать формирование управленческой отчетности.
Проанализировали учет компании и формируемую вручную отчетность, выяснили следующие моменты:
заявки от клиентов поступают на мобильные телефоны сотрудников в произвольной форме;
время затрачиваемое на проведение работ также фиксировалось сотрудниками самостоятельно, фактический контроль не осуществлялся;
инвентаризация не проводилась, ТМЦ выдавалось со склада бесконтрольно и сразу списывалось с учета;
отчетность для клиентов формировалась вручную с большим опозданием, что вызывало их нарекание и недоверие;
управленческий учет в компании велся периодически в разрезе только крупных заказов;
анализ даже периодически сформированных отчетов не проводился и никакие управленческие решения по ним не принимались;
Руководителю было предложено автоматизировать все процессы на базе 1с: Комплексная автоматизация 8, разработана методология бухгалтерского и управленческого учета;
После согласования ТЗ силами сторонней организации было внедрено программное обеспечение;
Внесли в систему остатки и имеющуюся информацию на основании отчетности и первичных документов;
По учету рабочего времени сотрудников была введена почасовая оплата и разработана таблица нормочасов на каждый вид выполняемых работ;
Заявки от клиентов стали фиксироваться в системе и автоматически рассчитываться трудозатраты, необходимые для выполнения работ и стоимость услуг;
Было установлено мобильное приложение на служебные телефоны сотрудников, куда автоматически поступала заявка от клиента и требуемые по установленным нормативам к выдаче со склада рабочие инструменты и материалы, расчет ГСМ к учету. Заявка закрывалась фотоотчетом сотрудника;
Была осуществлена доработка, которая автоматически забирала фотоотчеты с приложения и формировала Отчет для заказчика, который отправлялся ему на почту вместе со счетом на оплату;
Внедрили управленческую отчетность в разрезе каждого вида услуг и заказов, разработали набор инструментов для управления финансами компании, оценки рентабельности и прибыли.
Результат
Проведена автоматизация бухгалтерского и управленческого учета; Полностью были исключены ручные отчеты сотрудников о проделанной работе, документы в обработку стали поступать своевременно;
Существенно уменьшились расходы компании за счет контроля за расходованием ТМЦ и списания ГСМ;
Была автоматизирована отчетность для клиентов, теперь они смогли получать ее в день выполнения работ, что повысило качество клиентского сервиса;
Разработаны отчетные формы управленческого учета для проведения анализа ДЗ, КЗ и финансовых показателей бизнеса.
