К нам обратилась владелица салона красоты, компания оказывала спа-услуги, услуги макияжа, парикмахерские услуги и услуги ногтевого сервиса. У клиента возникла проблема с бизнесом в связи с нехваткой денежных средств, несмотря на наличие большого количества посетителей. Стали возникать задержки с выплатой налогов, аренды и зарплаты сотрудников - бизнес был на грани краха. Клиент обратился к нам за консультацией и помощью.
На начальном этапе нами была проведена консультация клиенту, на которой он озвучил основные проблемы:
- расходы компании были достаточно большие - не хватало средств на платежи по аренде и закупку расходных материалов;
- отсутствие у мастеров нужных расходных материалов стало приводить к постепенному оттоку постоянных клиентов и снижению доходов;
- в связи с задержкой по выплате аренды и налогов начислялись штрафы и пени;
- задержка заработной платы персоналу создала риски ухода из салона квалифицированных мастеров.
Мы предложили провести внутренний аудит компании для выявления проблем в учете салона красоты и подготовки рекомендаций для бизнеса.
В результате анализа учета было выявлено следующее:
- учет частично велся в ПО, частично в Excel, то есть не был автоматизирован в полном объеме;
- учет расходных материалов практически не велся, даже отражался в учете не в полном объеме - как поступление, так и списание. Определить фактическое наличие на складе было невозможно, контроля за расходованием расходных средств не было совсем;
- учет рабочего времени и оплат мастерам велся вручную в Excel ;
- расчеты с поставщиками велись администратором вручную в тетрадке;
- прибыль рассчитывалась по показателям денежных средств - наличие на конец месяца денежных средств на расчетном счете и в кассе считалось прибылью;
- запись клиентов и связь с ними осуществляли администраторы при помощи телефонов и мессенджеров;
- управленческий учет в компании не велся.
Нами были даны рекомендации внедрить в компании управленческий учет для анализа показателей бизнеса, а также внести в бухгалтерский учет исправления и полностью автоматизировать все бухгалтерские функции.
Программное обеспечение компании позволяло автоматизировать все функции учета и внедрить управленческий учет, менять ПО не было необходимости, нужны были только донастройки системы.
Результат
В первую очередь были инициированы внесения изменений в бухгалтерский учет:- проведена инвентаризация, выявлен фактический остаток расходных средств на отчетную дату;
- проведены настройки в системе полноценного складского учета, поступления и списания материалов;
- введены нормы расхода расходных материалов для мастеров и организован контроль за движением ТМЦ;
- проведены в системе настройки расчетов с поставщиками и прочими контрагентами;
- инициировано проведение сверки с контрагентами и выверены остатки на отчетную дату;
- в полном объеме был автоматизирован расчет заработной платы мастеров;
- настроена в системе запись Клиентов и формирование карточек Клиентов для ведения учета записи, оказанных услуг или процедур, оповещения о записи и т.д;
- проведена синхронизация данных бухгалтерского и управленческого учета.
Нами была разработана методика управленческого учета, проведены настройки ПО для формирования аналитических отчетов и отчетности. Руководитель салона красоты после внедрения управленческого учета смог проводить анализ доходов по видам продаж, по мастерам салона, по конкретному клиенту, по рекламным источникам и т.д. Появилась возможность анализировать расходы в разрезе любой аналитики, скидки и бонусы клиентам и прочее. У владелицы салона появилась оперативная и достоверная информация о движении денежных средств, учете товаров и расходных материалах. После проведения сверки с поставщиками клиент провел реструктуризацию задолженности перед ними. Были проведены рекламные акции со скидками на неликвидный товар, который был выявлен в процессе проведения инвентаризации - это позволило дополнительно привлечь клиентов салона. Анализ по рекламным источникам позволил оптимизировать расходы на рекламные кампании и существенно их снизить. Организация складского учета полностью исключила хищения и злоупотребления в компании с расходными материалами, существенно снизилось их использование мастерами и высвободились средства на закупку необходимых материалов. Автоматизация ручного труда позволила сократить административный персонал, уменьшить часть накладных расходов. По результатам анализа работы мастеров руководитель салона внедрил новую систему мотивации, что повысило и заинтересованность персонала в качественной работе и привлекло дополнительных клиентов в салон за счет повышения уровня сервиса. Через несколько месяцев компания полностью погасила все долги перед поставщиками, бюджетом и сотрудниками и вышла на постоянную и стабильную прибыль. 
