К нам обратилась сеть корпоративных кафе и столовых, которая обслуживала госучреждения и крупные компании. Учет в компании был частично автоматизирован, а частично велся вручную, консолидированные данные для управленческого учета по всем точкам общепита собирались в Excel, что было достаточно трудоемко и не позволяло компании грамотно и эффективно выстроить бизнес-процессы и развивать свой бизнес. Нам была поставлена задача в полном объеме автоматизировать учет в кафе и столовых компании.
Предварительно нашими специалистами была проведена оценка программного обеспечения и бизнес-процессов в кафе и столовых. Выявили следующее:
- учет велся в программе Store House, которая не обладала нужной функциональностью для полной автоматизации учета общепита;
- программа учета не была интегрирована с кассой;
- касса была настроена в денежном эквиваленте, а не потоварно - сложно было выверить остатки товаров в бухгалтерском учете;
- отсутствие связи между системами и разные единицы учета не позволяли прогнозировать объем необходимых к закупке продуктов, расчет велся вручную;
- не был автоматизирован расчет заработной платы, затраты на питание и бытовые расходы сотрудников тоже велись вручную;
- были проблемы с продажей прочих товаров на кассе и предоставления скидок - контроль за этим не осуществлялся.
Мы определили перечень задач - кроме автоматизации учетных функций и приведения в порядок складского учета важно было организовать контроль движения товаров, ввести учет денежных средств, организовать управленческий учет во всех точках общепита и свести все эти данные в одной системе для возможности получать необходимые аналитические отчеты для планирования закупок и прогнозирования развития бизнеса.
Автоматизацию учета было предложено организовать на базе 1С, система позволяла автоматизировать все учетные функции, в том числе те, которые велись вручную, внедрить управленческий учет и интегрировать с кассовым аппаратом.
Новая система учета позволяла контролировать движение товаров, планировать закупки, работать с калькуляционными картами и скидками, проводить инвентаризацию и т.д.
После согласования с клиентом, были подготовлены ТЗ, силами внешней организации внедрено ПО и настроены рабочие бухгалтерские места, а также места кассира. кладовщика и управленца (для наполнения меню, ведения аналитики и т.д.)
Конвертацией данных из прежней системы занимался бухгалтерский блок под нашим руководством.
Нами было проведено обучение персонала, даны консультации в части бухгалтерского, налогового и управленческого учета на предприятиях общественного питания.
Результат
Подобрали ПО для автоматизации учета кафе и столовых, полностью организовали перенос учетных данных из прежней системы, организовали загрузку справочников, ввод необходимой информации, настройку требуемой аналитики для формирования отчетов и отчетности. Было автоматизировано в полном объеме ведение заработной платы и прочих расходов сотрудников. Настроили кассовый аппарат в разрезе товаров и денежного эквивалента, интегрировали с ПО для передачи данных. В результате проведенных работ получены следующие результаты:- появилась возможность осуществлять контроль работы персонала и исключать злоупотребления при продаже товаров;
- был настроен складской учет, контроль за запасами на складах, что позволило осуществлять планирование и оптимизировать закупки;
- минимизировали и исключили ошибки в результате “человеческого фактора”;
- повысили прозрачность учета для руководителей бизнеса;
- повысилась лояльность посетителей и увеличился средний чек;
- снизились издержки и увеличилась прибыль предприятия в 2 раза.
У руководителей компании появилась возможность прогнозировать, планировать закупки и продажи, а также проводить анализ эффективности работы бизнеса.
