К нам обратилась крупная сеть клиник, оказывающая профильные услуги по амбулаторной , хирургической помощи, медосмотры, обследования и прочие медицинские услуги. Компания имеет 4 многопрофильные клиники для взрослых и детей. Общая численность сотрудников компании - более 100 человек. Учет велся в 1С: Бухгалтерия 8, зарплата начислялась в 1С: Зарплата. Управленческий учет практически отсутствовал, отчеты формировались вручную. К нам обратились с задачей подбора более современного программного продукта и полной автоматизации учета компании , в том числе управленческого с учетом отраслевой специфики.
Провели экспресс-аудит бизнес-процессов, определили следующие проблемы и задачи:
- подобрать и внедрить программное обеспечение для автоматизации управленческой системы медицинского центра;
- система должна учитывать отраслевую специфику и интегрироваться с 1С, а также с государственными информационными системами, используемыми в клинике - Честный знак, ЕГИС и Реестром электронных медицинских документов (РЭМД);
- необходимо было полностью автоматизировать работу регистратуры и call-центра клиник ( на текущий момент все расписания врачей, записи пациентов и т.д. формировались в Excel);
- обеспечение лекарственными препаратами и расходными материалами происходило централизованно, но списание лекарственных препаратов проводилось вручную на сайте Честного знака;
- вручную заполнялись карточки пациентов, корректность и полноту заполнения карт проверить было невозможно;
- давно не проводилась сверка заявок на лекарственные средства и расходные материалы и не выверялся остаток на складе;
- были выявлены ошибки при проведении документов на анализы, которые передавались внешним лабораториям;
- зарплата врачей рассчитывалась вручную, в зависимости от количества приемов/операций/процедур;
- управленческий учет практически отсутствовал, формировались некоторые отчеты - но вручную.
Проанализировав все требования и многопрофильность оказываемых услуг клиникой, мы предложили внедрить клиенту комплексное отраслевое программное обеспечение на базе 1С: ERP Управление предприятием 2».
Внедрение проводилось силами специалистов компании под нашим контролем.
Загрузка остатков и информации в справочники ПО проводилось специалистами компании после проведения с ними обучения нашими специалистами.
Результат
Внедрили новое ПО С: ERP Управление предприятием 2», система позволила консолидировать работу клиник в одной информационной базе (бухгалтерский и налоговый учет, логистику, расчеты с персоналом и прочее управление клиническими процессами). Полностью автоматизировали работу Регистратуры и call-центров, что позволило сократить численность сотрудников этого блока на 20%. Была осуществлена интеграция нового ПО с существующими системами и государственными информационными системами (ЕГИС, Честный знак и РЭМД). Дополнительно в системе было создано автоматическое место кладовщика для сверки заявок, перемещений и доступных остатков лекарственных препаратов и расходных средств, а также автоматического списания материалов с центрального склада и принятие их на склад получателя (клиники). Были внедрены электронные медицинские карты, загружены в систему шаблоны и справочники, что позволило врачам меньше тратить время на заполнение вручную документов и уменьшилось время на прием пациентов. Это повысило и качество обслуживания клиентов и обеспечило удобный допуск к истории пациента. Прописали алгоритмы и автоматизировали начисление зарплаты в системе в зависимости от выработки врачей и оказываемых ими услуг. Были разработаны и настроены управленческие отчеты для руководителей, которые позволяли отслеживать показатели загрузки регистратуры и Call-центров, анализировать продажи, степень загруженности сотрудников и т.д. По итогам проведенных нами работ и автоматизации процессов сократились складские расходы, увеличилась пропускная способность медицинских клиник, скорость обмена данными между подразделениями и уменьшилось время для принятия управленческих решений.
