К нам обратился компания, занимающаяся гостиничным бизнесом. Руководители компании считали, что расходы отеля по факту намного больше, чем планировалось при открытии гостиницы. Нам была поставлена задача разобраться в причине и дать рекомендации по оптимизации расходов, но чтобы их снижение не отразилось на качестве оказываемых услуг.
На первоначальном этапе мы провели анализ операционных затрат и расходов отеля, разделили их на 3 группы:
- расходы на персонал (включая социальные и дополнительные выплаты);
- операционные расходы ( административные, транспортные, хозяйственные, агентские и комиссии по бронированию, расходы на связь и почту, униформа, ТВ и т.д);
- затраты связанные с производством блюд, реализацией продуктов и напитков.
В результате анализа дополнительно были выявлены:
- нарушения, допускаемые при ведении бухгалтерского учета отеля;
- ошибки в планировании и бюджетировании;
- проблемы с долгосрочным финансированием;
- избыточные административные и коммерческие расходы;
- неструктурированный управленческий учет, который не давал возможность объективно оценить работу бизнеса.
По согласованию с клиентом было решено разработать методику управленческого учета и отчетности компании для возможности оценки финансового состояния предприятия в текущем режиме, что позволило бы оперативно реагировать на ситуации и привлечь потенциальных инвесторов.
Нами была разработана система управленческого учета, которая позволяла:
- определять эффективность деятельности каждого подразделения отеля;
- контролировать затраты в разрезе любой аналитики;
- осуществлять планирование доходов компании на уровне бюджетов по каждому подразделению и по компании в целом;
- осуществлять ценообразование на основе разработанных смет;
- таргетировать операционную прибыль;
- осуществлять финансовый и внутренний контроль;
- управлять операционными расходами и оценивать риски бизнеса.
Результат
Была разработана методика управленческого учета , подготовлено ТЗ и проведены настройки ПО силами IT компании для возможности формирования требуемой аналитической и управленческой отчетности. Была проведена консультация бухгалтерскому блоку по ведению учета гостиницы в связи с выявлением ряда нарушений. Были даны рекомендации по сокращению расходов и затрат, а именно:- оптимизация ФОТ за счет суммированного учета рабочего времени и введения нормативов расходов на ФОТ;
- контроля за административными и коммерческими расходами (в пределах установленных целевых показателей);
- оптимизации себестоимости каждого номера по следующим составляющим: услуги, моющие средства, прачечная, гостевые поставки;
- учета сезонных колебаний и низкой загрузки при осуществлении расходов на персонал, закупки и услуги по прочим заключаемым контрактам с контрагентами;
- ведения раздельного учета себестоимости реализации продуктов (производства блюд) и реализации напитков для обеспечения контроля.
Были даны рекомендации по планированию и бюджетированию, прогнозированию и мониторингу. В результате проведенных работ в компании:- появились положительные денежные потоки;
- расходы на ФОТ, административные и коммерческие расходы перестали “съедать” всю операционную прибыль;
- в сезон повышенного спроса начали появляться финансовые резервы на периоды невысокого спроса на услуги;
- у руководителей компании появилась возможность оперативно перестраивать финансовую. стратегию отеля в зависимости от возникающих текущих ситуаций и прочих изменений.
Компании удалось привлечь дополнительных инвесторов и масштабировать свой бизнес. 
