Задача
К нам обратился собственник туристического бизнеса, ему необходима была консультация. Доходы были минимальные, фирма работала в убыток, денежных средств не хватало, была большая текучесть кадров.
Решение
Мы провели тщательный анализ бизнес-процессов компании и учетных функций, в результате собрали следующую информацию:
- в компании отсутствовал управленческий учет совсем, то есть собственник вел бизнес интуитивно, не анализируя его;
- отсутствовала четкая система ценообразования, клиентов пытались привлечь более низкими ценами туров, что сказывалось на качестве обслуживания;
- учет велся в 1С собственником самостоятельно, что не позволяло ему более тщательно погрузиться в него и мешало развитию бизнеса, так как он больше мыслил как бухгалтер, а не как руководитель бизнеса;
- отсутствовали регламенты взаимодействия между сотрудниками, в том числе между сотрудниками и клиентами;
- часто для удержания клиента компания шла на уступки, что приносило убытки или отсутствие прибыли;
- в договорном учете было много проблем, несвоевременно исполнялись платежи и оформлялась первичка, от контрагентов поступали претензии;
- отсутствовала мотивация сотрудников, неравномерно была распределена нагрузка на персонал.
Нами было предложено:
- пересмотреть специфику бизнеса и определиться с целевой аудиторией, которая могла бы приносить компании стабильный доход;
- внедрить и автоматизировать управленческий учет для возможности анализа в разрезе клиентов, маркетинговых услуг, административных расходов, доходов по направлениям и т.д.
- разработать четкую систему ценообразования с применением акций и бонусов, но не в убыток компании;
- пересмотреть нагрузку сотрудников, чтобы понять причину текучести кадров;
- разработать систему мотивации персонала для их стимулирования и повышения продаж;
- нанять отдельно бухгалтера или передать учет на аутсорсинг, а руководителю сосредоточиться на управленческих задачах и развитии бизнеса.
После согласования всех подходов, нами была разработана методика управленческого учета и основные отчеты для анализа.
Управленческий учет был внедрен внешней IT-компанией на базе 1С, под нашим контролем проведена настройка формирования отчетов и управленческой отчетности.
Результат
В результате проведенных работ была разработана методика управленческого учета, внедрен и автоматизирован управленческий учет. По результатам проведенного анализа деятельности компании руководители пересмотрели подходы к предлагаемым турам и целевой аудитории. Основной акцент был сделан не на низкую стоимость тура, а качество предлагаемых услуг. Стоимость путевки стала варьироваться в зависимости от перечня приобретаемых клиентом дополнительных услуг. Были проанализированы маркетинговые услуги, особенно расходы на рекламные кампании. Было принято решение не размещать рекламу самостоятельно - поскольку анализ рекламных компаний не проводился и денежные средства тратились впустую, а пригласить для этого профессионалов. Были проанализированы командировочные расходы, административные расходы, материальные затраты и прочее. Истребованы все недостающие авансовые отчеты. Закрепили внутренними распорядительными документами лимиты расходов и сроки предоставления авансовых отчетов. Была проведена сверка с контрагентами, истребованы все недостающие первичные документы. По результатам сверки были закрыты долги контрагентам и предоставлены им все закрывающие документы, что исключило дальнейшие претензии с их стороны. В штат был принят бухгалтер и ему делегированы руководителем в полном объеме все учетные функции. Был проведен анализ загрузки сотрудников и оценка их производительности. По результатам были пересмотрены функциональные обязанности и оклады персонала. Нами была оказана турфирме помощь в разработке системы ценообразования, системы мотивации сотрудников. По итогам полугодия компания вышла на стабильный доход, смогла масштабировать свой бизнес, проблемы с текучестью кадров были полностью решены.
