К нам обратились владельцы сети салонов красоты, в компании предоставлялись услуги по косметическим процедурам, а также парикмахерские и маникюрные услуги. В салонах вручную велась клиентская база и складской учет, что не позволяло анализировать информацию и стало препятствием для дальнейшего развития бизнеса. Нам поставили задачу полностью автоматизировать все бизнес-процессы и учетные функции компании.
На первоначальном этапе мы проанализировали бизнес-процессы и определили объем требуемых работ. Выявили следующее:
- студия имеет большое количество постоянных клиентов, более 450 человек;
- в компании работало 6 администраторов, ввиду того, что они вели клиентскую базу вручную, было очень много ошибок в учете и высокая загруженность специалистов;
- информация о оказанных услугах предоставлялась в бухгалтерский блок несвоевременно, при этом вручную не всегда вносились все процедуры, оказанные клиенту;
- в складском учете была путаница, приходилось вручную определять расход материалов на каждого мастера в зависимости от вида оказываемых услуг и конкретного клиента, также вручную считались, объемы расходных материалов, которые требовалось закупить.
Мы предложили клиенту внедрить ПО 1С:Предприятие 8. Салон красоты. Программа имеет функции CRM, удобный интерфейс, мобильные приложения и позволяла автоматизировать выполняемые вручную функции администраторов и бухгалтерского блока.
Нами было организовано внедрение ПО силами сторонней организации, определены права пользователей и проведены настройки системы.
Дополнительно была настроена аналитика и отчеты по бухгалтерскому учету в части использования расходных материалов и учета их на складе.
Были проведены полные настройки управленческого учета в базе, в том числе для формирования управленческой отчетности.
Провели обучение и проконсультировали сотрудников по работе в системе и анализу данных.
Результат
После проведенной автоматизации: - появилась CRM-система и карточки клиентов, в которых отражалась вся информация о клиенте и оказанные ему услуги;
- была автоматизирована онлайн-запись, то есть клиенты могли записаться самостоятельно через приложение, не привлекая для этого администраторов салона;
- появилась возможность анализировать загрузку мастеров и избегать недозагрузку/перезагрузку салона;
- полностью был автоматизирован складской учет, в нем стало отражаться каждое движение расходных материалов - поступление, списание, инвентаризация и контроль остатков;
- появилась возможность анализировать расход материалов в разрезе каждого мастера и клиента, своевременно планировать закупку расходных материалов.
Руководители компании получили возможность контролировать финансовые показатели и работу салона в целом, отслеживать выручку, следить за дисциплиной мастеров в разрезе каждого филиала. В результате компании удалось увеличить количество постоянных клиентов, повысить уровень сервиса. Так как ручные функции административной работы и складского учета были автоматизированы и значительно снижены трудозатраты на их выполнение, в в компании было проведено сокращение административного и бухгалтерского штата сотрудников на 15%.
