К нам обратилась крупная сеть аптек, бухгалтерский учет в компании был автоматизирован, но велся в устаревших программных продуктах, функциональные возможности которых не позволяли в полном объеме автоматизировать все бухгалтерские и управленческие функции.. Нам была поставлена задача подобрать ПО для полной автоматизации, оптимизировать процессы и уменьшить трудозатраты на их выполнение.
На начальном этапе мы провели экспресс-аудит бизнес-процессов и используемого ПО, определили следующие проблемы:
- учет в компании велся в устаревших версиях 1С, а именно в “1С: Бухгалтерия”, “ 1С: Розница. Аптека”, “1С: ЗУП”;
- используемые программы не были интегрированы между собой;
- складская программа была самописная, но в компании не осталось специалистов, которые могли бы поддерживать это ПО и вносить в него изменения;
- в полном объеме не были автоматизированы процессы приемки лекарственных средств, их постановки на учет и списания в соответствии с действующими требованиями законодательства;
- многие препараты требовали особых условий хранения и перевозки, что накладывало особые требования к организации их бухгалтерского учета;
- управленческий учет в компании велся на 80% вручную.
Для подбора программного продукта, учитывающего всю отраслевую специфику компании и для оптимизации процессов мы тщательно разобрались в каждом бизнес-процессе, создали подробные схемы последовательности цепочки операций от движения лекарств от производителя /поставщика до потребителя.
Клиенту были даны предложения по оптимизации бизнес-процессов, по результатам согласования были внесены изменения в методику бухгалтерского и управленческого учета аптек.
Мы предложили клиенту обновить ПО до версии “1С; Розница 8. Аптека” и “1С: ЗУП 8”, внедрить “1С: ERP Управление предприятием” и интегрировать системы между собой.
В компании было внедрено ПО, обновлены версии используемых ранее ПО, внесены остатки, загружены все справочники, организованы рабочие места, прописаны регламенты взаимодействия подразделений и проведено обучение пользователей.
Результат
Внедрили новое ПО 1С: ERP Управление предприятием 2», инициировали обновление версий, используемых в компании программ 1С. Настроили интеграцию ПО между собой, что позволило консолидировать работу аптек в одной информационной базе: бухгалтерский, и налоговый учет, логистику, расчеты с персоналом и прочее бухгалтерские и управленческие процессы. Полностью автоматизировали и централизовали процессы оптово-розничной торговли, что позволило снизить трудозатраты на них на 25%. Оптимизировали бизнес-процессы, внесли изменения в методики учета, что позволило увеличить скорость обработки заказов и уменьшило сроки оказания услуг на 35%. Полная автоматизация и приведение в порядок складского учета позволило повысить оборачиваемость складских запасов на 20%, снизить их объемы на 10%. Сократились административные, операционные и материальные расходы в общей сумме на 15%. рублей. Полная автоматизация и разработка методики управленческого учета сократила трудозатраты на их формирование на 50%. Наличие единой информационной платформы позволило руководителям компании контролировать в текущем режиме все ключевые процессы оптово-розничной торговли лекарственными препаратами, оперативно анализировать показатели бизнеса и своевременно принимать необходимые управленческие решения.
