К нам обратилась крупная компания, имеющая сеть ломбардов и более 60 обособленных подразделений в разных городах. Штат сотрудников составлял более 130 человек. В компании не был автоматизирован управленческий учет, велся вручную главным бухгалтером, что было очень неэффективно, трудоемко и занимало много времени. В результате невозможно было оперативно анализировать результаты деятельности бизнеса, планировать и осуществлять платежи и постоянно возникали кассовые разрывы. Главный бухгалтер жаловался на переработки и большую загрузку, возникли риски его увольнения по собственному желанию. Нам была поставлена задача подобрать ПО и автоматизировать функции управления денежными потоками.
На начальном этапе нами были проанализированы текущие бизнес-процессы, связанные с движением денежных средств. Порядок в компании был следующий:
- управленческий учет включал в себя сбор данных со всех обособленных подразделений, анализ и утверждение бюджетирования - велся он главным бухгалтером в Excel вручную ;
- вся информация поступала главному бухгалтеру по электронной почте;
- плановые показатели из Excel и фактические из “1С: Бухгалтерия КОРП” сверялись вручную;
- платежей в неделю было много, были проблемы с их своевременным исполнением, постоянно возникали кассовые разрывы;
- сотрудники не имели возможность контролировать платежи по своим заявкам через систему и вынуждены были звонить в бухгалтерию и уточнять статус;
- формирование отчетов по движению денежных средств вручную занимало много времени и было неэффективно для бизнеса.
Нами было предложено на базе используемой программы 1С: КОРП установить дополнительный модуль по управленческому учету, включающий в себя блоки по казначейству, бюджетированию и консолидированной отчетности.
После внедрения были автоматизированы рабочие места сотрудников, разграничены права доступов, проведено обучение персонала.
Результат
Внедрили модуль по управленческому учету и в полном объеме автоматизировали все процессы по управлению денежными потоками. Создали единую базу для бухгалтерского и управленческого учета, что полностью исключило ручной труд при формировании управленческой отчетности. Автоматизация рабочих мест сотрудников позволила им отражать в системе нужную для формирования консолидированной отчетности информацию и самостоятельно отслеживать исполнение платежей по своим заявкам. Был настроен в системе платежный календарь, автоматизированы процессы формирования заявок по платежам и их согласования, установлены лимиты, что позволило исключить кассовые разрывы. В несколько раз сократилось время согласования платежей, в 2 раза снизились трудозатраты главного бухгалтера на формирование и анализ управленческой отчетности. Руководители в текущем режиме смогли отслеживать исполнение плановых показателей компании, анализировать доходы, расходы и рентабельность в разрезе каждого подразделения.
