К нам обратилась компания, имеющая крупный гостиничный комплекс. В компании был очень большой документооборот с гостями отелей, поставщиками, обслуживающими организациями, арендаторами и т.д. В учете ввод этой информации приходилось дублировать в бухгалтерской программе 1С и в отдельной программе по договорному учету, что повышало трудозатраты на эти процессы и затрудняло коммуникации между отделами. Нам была поставлена задача дать предложения по решению этой проблемы и реализовать изменения.
Провели анализ данного функционала и выявили следующее:
- вводом данных в учетную систему и программу по договорному учету занимались разные подразделения;
- обмен информации между подразделениями осуществлялся через бумажные носители и электронную почту, что увеличивало сроки согласования договоров;
- консолидация данных с 2-х систем проводилась вручную в шаблонах, в связи с этим постоянно возникали ошибки при вводе информации или информация вносилась несвоевременно и не в полном объеме;
- у руководителей отсутствовала возможность проанализировать работу с входящими и исходящими договорами в разрезе подразделений.
В процессе обсуждения с клиентом выявленных проблем было предложено не менять основной стандартный функционал используемого компанией ПО 1С:Документооборот 8 КОРП и дополнительно внедрить СЭД и интегрировать эти 2 учетные системы.
Нами было подготовлено ТЗ, разработана структура делегирования прав по типам задач и видам документов для создания рабочих мест пользователей.
После внедрения были проведены настройки шаблонов процессов согласования в разрезе видов документов и суммы договора.
Были проведены настройки системы для автоматического заполнения шаблонов файлов по договорам.
Дополнительно были доработаны возможности СЭД на базе 1С, что позволило автоматизировать еще ряд функций, таких как заполнение графиков платежей и начислений, формирования бюджетов с учетом действующих договоров, контроля утвержденных бюджетов в разрезе подразделений уже на этапе согласования документов, прикладывание через систему первичных документы к договору, просмотр истории согласования договоров в разрезе ответственных лиц и т.д.
Результат
Внедрение в компании СЭД и интеграция с 1С позволила создать единый электронный архив договоров с юридическими и физическими лицами и сократило время на их подготовку и согласование. Автоматическое заполнение шаблонов файлов по документообороту и договорному учету позволило исключить дублирование ввода информации и существенно снизило трудозатраты на эти процессы и исключило ошибки при вводе данных. Были обеспечены инструменты контроля за работой подразделений по соблюдению ими сроков согласования и бюджетов. Финансово-экономические подразделения получили возможность корректировать платежные календари, контролировать этапы поступлений и выплат по действующим договорам и строить прогнозы на основании достоверных данных. В результате более эффективного использования ресурсов, исключения ручного труда по консолидации данных компания оптимизировала численность подразделений и сократила штат на 15%.
